Bilješka sa sastanka između Nositelja projekta registriranog pod r.br. 14A - „Od ideje do STEM vještina u školama“, Osnovne škole „Josip Kozarac“ Soljani, Nositelja projekta registriranog pod r.br. 22A – „Unaprjeđenje infrastrukture i poboljšanje STEM vještina u osnovnim školama Vukovarsko-srijemske županije“, Osnovne škole „A. i S. Radić“ Gunja i Upravitelja programa „Lokalni razvoj i smanjenje siromaštva“
održanog 16. studenoga 2022. godine u 13:00 sati, u Ministarstvu regionalnoga razvoja i fondova EU
SASTANKU SU PRISUSTVOVALI:
Ispred Upravitelja:
- Nataša Dimitrović, stručnjakinja za financije
- Branka Lovrić, voditeljica odjela
- Jelena Franotović, v.d. voditeljice odjela
- Ivana Bukovac, voditeljica projekta
- Branka Balić, voditeljica financija projekta
Ispred Nositelja projekta:
- Marijana Lucić, ravnateljica Osnovne škole “A. i S. Radić” Gunja
- Zvonimir Gutić, Osnovna škola “A. i S. Radić” Gunja
- Sanja Šarčević, stručnjakinja za javnu nabavu, Grad Županja
- Tomislav Čajko, Žura d.o.o.
- Tin Dogan, Žura d.o.o.
Sastanak je organiziran nakon pregleda Prvog periodičnog izvješća i dobivenih informacija o problemima nastalim u provedbi Projekata.
Nakon uvida u dostavljenu dokumentaciju, Prilog 16 - Deskriptivna periodična izvješća o napretku, Upravitelj programa (UP) je utvrdio više potencijalnih problema kod provedbe oba projekta kako slijedi:
- Projekt 14 A „STEM u školama“
- poteškoće oko ishodovanja građevinske dozvole za izgradnju zvjezdarnice koja predstavlja značajan dio projekta odnosno 42 % cijelog proračuna.
- poteškoće u provođenju javne nabave
- Projekta 22A „STEMajmo“
- nesporazumi s Partnerom 5, Osnovnom školom „Julija Benešića“ Ilok
Nositelj projekta (NP) 14A pojasnio je UP-u u čemu se sastoje poteškoće s javnom nabavom. Za jednu pokrenutu jednostavnu nabavu (10-22-PJN, Oprema za drvodjeljsku radionicu) nije pristigla nijedna ponuda nakon slanja poziva na tri gospodarska subjekta te naknadne objave na službenim stranicama dok su za postupak jednostavne nabave (12-22-PJN, Oprema za izvannastavnu aktivnost Robotika) pristigle znatno veće ponude od očekivanih. Po pitanju nabave 10-22-PJN, NP je kao rješenje naveo da će obići sve trgovačke centre koji imaju širi asortiman ponude te zatim poslati pozive na dostavu ponude gospodarskim subjektima koji ispunjavaju kriterije za odabir ponude, a što se tiče nabave 12-22-PJN, problem je bio u tome što su gospodarski subjekti poslali ponude sa skupljom opremom umjesto s traženom na što ih se upozorilo te se očekuje da će u ponovljenom postupku dostaviti ponude s prihvatljivim cijenama. Za dvije jednostavne nabave (ev.br. 1-22-PJN, Radio kampanja – promidžba i ev.br. 2-22-PJN, TV kampanja – promidžba i vidljivost projekta) pristigle su ponude koje se znatno razlikuju u cijenama pa su poništeni postupci.
Problem s nabavom izrade glavnih projekata koji su preduvjet za ishodovanje građevne dozvole za izgradnju zvjezdarnice za koju nije pristigla nijedna ponuda će se riješiti na način da će se izraditi kvalitetnije podloge i projektni zadatak, te razumljivije napisati tehničke specifikacije kako bi gospodarski subjekti znali što se točno od njih traži. Što se tiče poništenih postupaka u sklopu promidžbe i vidljivosti projekta, problem je vjerojatno bio u tome što su neke ponude obuhvaćale samo snimanje, a neke i reproduciranje snimaka pa će se to također precizirati na način da gospodarskim subjektima bude jasno da je radi vidljivosti projekta svakako potrebno i reproduciranje snimljenog materijala.
Ostale jednostavne nabave koje je NP provodio su uspješno provedene.
Što se tiče izgradnje zvjezdarnice koja je u Planu nabave pod ev.br. 24-22-NMV, postoje poteškoće na više razina. Prva je potreba za izmjenom prostornog i detaljnog plana radi ishodovanja građevinske dozvole da bi se moglo početi graditi, a zatim i provoditi aktivnosti koje su planirane u zvjezdarnici prema Planu provedbe aktivnosti. NP je situaciju objasnio na sljedeći način: obavljeni su sastanci i razgovori sa svim uključenim stranama te je postignut dogovor da će se detaljni plan Drenovaca staviti van snage do kraja prosinca 2022. godine, a da će se do kraja veljače 2023 donijeti novi plan, te odmah ishodovati građevinsku dozvolu nakon čega će se najkasnije u svibnju 2023. godine moći krenuti u izgradnju zvjezdarnice. Također je, na navedenim sastancima, postignut dogovor svih uključenih strana da će NP-u, čim bude riješen prostorni i detaljni plan, moći biti izdana građevna dozvola, jer će projekti biti gotovi i predani u postupak ishođenja građevne dozvole i prije donošenja plana. Na upit UP-a što će se dogoditi ako NP ne uspije ishodovati građevinsku dozvolu, NP je odgovorio da će građevinska dozvola sigurno biti dobivena, da je jedino upitno hoće li to biti u veljači kako je planirano ili ožujku. NP je postavio upit mogu li se aktivnosti planirane u zvjezdarnici, odvijati unutar škole ako zvjezdarnica ne bude izgrađena na vrijeme na što je UP odgovorio da će se razvoj događaja kontinuirano pratiti te rješavati na vrijeme ako se sve ne bude odvijalo u roku. UP je također upozorio NP-a da se sve aktivnosti nakon 30. travnja 2024. godine provode o vlastitom trošku.
Druga poteškoća u vezi zvjezdarnice je što zatražena sredstva vjerojatno neće biti dovoljna, no, NP navodi da ima dogovor sa županijom da će ona pokriti dio sredstava koji će nedostajati.
Što se tiče projekta 22A „STEMajmo“, NP je najprije objasnio nesporazume koje je imao s Partnerom 5. Nakon što je uvidio propust u Projektnom prijedlogu u kojem je greškom izostavljena stavka opremanja učionice iz kemije te su navedeni pogrešni opisi zaduženja, Partner 5 je izrazio želju da izađe iz projekta. NP je riješio navedeni problem na način da je prenamijenio sredstva s druge stavke proračuna da bi Partner 5 dobio učionicu iz kemije te su izmijenjeni sporni opisi zaduženja putem Obavijesti o manjoj izmjeni.
Također, došlo je i do nesuglasica i s norveškim partnerom, Partnerom 8 (Åpenhet AS) jer je utvrdio da proračun ne odgovara inicijalnom zatraženom iznosu sredstava za Partnera 8. Naime, 3 stavke koje je Partner inicijalno zatražio u okviru proračuna projekta su isključene pri provjeri prihvatljivosti troškova
projektnog prijedloga. No, Partner je utvrdio da se radi o njihovom propustu jer je pravovremeno bio obaviješten o neprihvatljivosti troškova te će suradnja biti nastavljena u predviđenom obliku.
Nadalje, kod pisanja Projektnog prijedloga je došlo do niza omaški za koje su NP i UP utvrdili da će se popraviti kroz Obavijest o manjoj izmjeni. Dogovoreno je da će se dodatno pojasniti stavke izgradnje: kod nadstrešnica dodatno provjeriti koja je točno površina predviđena (zbog ograničenja vezanih uz zakonski okvir), kod adaptacije skladišta – učionice dodatno će se pojasniti planirani zahvat, te kod postave staklenika, vrtnih kućica, plastenika i učionice na otvorenom također će se dodatno pojasniti planirani zahvat i pozicija objekata.
Zaključci sastanka
NP 14A će pravodobno i kontinuirano obavještavati UP o napretku vezanom uz zvjezdarnicu i ishodovanje građevinske dozvole te će se raspravljati o potrebnim koracima ako ne bude sve teklo u dogovorenom roku.
Što se tiče postupaka jednostavne nabave s kojima je bilo poteškoća, NP će također pravodobno izvještavati UP o napretku.
Kod projekta 22A su riješeni svi nesporazumi i nesuglasice s partnerima, a ostalo je otvoreno još samo pitanje dodatnog pojašnjenja planiranih zahvata izgradnje za koje je dogovoreno da će NP u što skorijem roku dostaviti voditeljici financija projekta potrebnu dokumentaciju na pregled (opis objekata, katalog te svu ostalu relevantnu dokumentaciju) kao i informaciju o tome jesu li potrebne dozvole za izvođenje planiranih zahvata.
Klasa: 978-02/22-01/16
Ur.br: 538-04-3-1-1/656-22-15
Veza: Klasa: 978-02/22-01/25
Ur.br: 538-04-3-1-1/656-22-10
